DocuSign

ALTEN nutzt in vielen Bereichen die elektronische Signatur DocuSign um die administrativen Prozesse zu beschleunigen und zu verschlanken.  Insbesondere wenn Vertragsgespräche mit Kandidaten digital stattfinden, wird DocuSign eingesetzt um den Anstellungsvertrag mit den Kandidaten zeitnah zu unterzeichnen. Dies hat für die Kandidaten den Vorteil, dass Sie umgehend das verbindliche Angebot erhalten und nicht auf den Eingang per Post warten müssen.

e-Signaturen können für alle Verträge, Angebote oder Schriftsätze zwischen zwei Parteien genutzt werden, bei denen das anzuwendende Recht US- oder EU-Recht ist, es sei denn, es ist ausdrücklich Schriftform gefordert oder vereinbart.

Elektronische Signaturen oder e-Signaturen sind eine breite Kategorie von Methoden zur Unterzeichnung von Dokumenten. Eine digitale Signatur ist ein Typ der elektronischen Signatur, der eine spezifische technische Implementierung nutzt. Anbieter von digitalen Signaturen wie DocuSign erfüllen das PKI (Public Key Infrastructure)-Protokoll.

Beide Signaturen, ob digital oder elektronisch, ermöglichen es, Dokumente zu signieren und den Unterzeichner zu authentifizieren. Aber der Zweck, die technische Implementierung, die Nutzung in bestimmten Regionen und die kulturelle und juristische Akzeptanz, Dokumente digital oder elektronisch zu signieren und den Unterzeichner zu authentifizieren variieren.

Wenige Minuten nachdem du deinen Vertrag unterzeichnet hast, erhältst du eine E-Mail von DocuSign. Über den darin enthaltenen Link kannst du den final unterzeichneten Vertrag herunterladen und bspw. auf deinem privaten PC speichern und ggf. ausdrucken. Bitte beachte, dass der Vertrag nur für eine begrenzte Zeit in DocuSign gespeichert ist. Du wirst rechtzeitig per E-Mail informiert, bevor dieser dort entfernt wird.

DocuSign ist die führende e-Signing-Plattform, um einfach, effizient und sicher Dokumente und Verträge elektronisch zu prozessieren. Weitere Informationen zu DocuSign findest du unter www.docusign.de.

Elektronische Signaturen oder e-Signaturen mit DocuSign sind in der gesamten EU und den USA für nahezu alle geschäftlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. DocuSign erfüllt die strengen Vorschriften der sogenannten eIDAS-Verordnung in der EU und des ESIGN und Uniform Electronic Transactions Act in den USA.

eIDAS, die „Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt“, wurde am 1. Juli 2016 in allen EU-Mitgliedstaaten in Kraft gesetzt. Ausschlaggebend für die Rechtsgültigkeit ist das anzuwendende Recht (Gerichtsstand) des zugrundeliegenden Vertrages und nicht der Sitz der Parteien.

Weitere Informationen findest du unter www.docusign.com/how-it-works/legality.

Die elektronische Signatur wird auch im Rahmen der Beantragung einer BlueCard von den verantwortlichen Behörden anerkannt.

Nein, ALTEN nutzt DocuSign nur, um den Unterschriftsprozess durchzuführen. 14 Tage nachdem die letzte Unterschrift die Transaktion abschließt, werden die Dokumente in der DocuSign-Plattform gelöscht. Nur das Abschlusszertifikat wird für weitere 10 Jahre von DocuSign aufbewahrt. Alle Teilnehmer der Transaktion werden über die Löschung per E-Mail informiert.

DocuSign hat zwei verschiedene Datenringe mit jeweils drei Rechenzentren. Einen Ring in den USA und einen in Europa mit Rechenzentren in Deutschland, Frankreich und den Niederlanden. Die ALTEN GmbH nutzt den europäischen Datenring zur Speicherung und Prozessierung von e-Signaturen.

Zur Nutzung von DocuSign ist keine Installation zusätzlicher Software notwendig. Du kannst mit einem Standard Internet Browser (wie z.B. Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) Dokumente in DocuSign ansehen, prüfen und unterzeichnen. DocuSign bietet bei Bedarf auch eine mobile App an.

Nein, du musst dich nicht bei DocuSign registrieren, um Dokumente elektronisch zu signieren.

Die E-Mail-Benachrichtigung, die du von ALTEN über DocuSign erhältst, enthält einen Link zu den Dokumenten. Über den Link kannst du die Dokumente prüfen und elektronisch signieren.

Wenn du die mobile App von DocuSign auf deinem Smartphone oder Tablet nutzt oder den Status all deiner Transaktionen im Überblick sehen willst, kannst du dich kostenlos bei DocuSign registrieren und ein DocuSign-Konto anlegen.

ALTEN nutzt die einfache – durch die eIDAS-Verordnung definierte – elektronische Signatur. Bei dieser Form wird keine weitere Authentifizierung benötigt. Wenn dueine E-Mail-Benachrichtigung von ALTEN über DocuSign in deinem E-Mail-Postfach erhältst, ist keine weitere Authentifizierung notwendig, um zu unterschreiben.

Nein, das Signieren von Dokumenten mit DocuSign ist immer kostenlos.

Ja, jederzeit, wenn du deine E-Mails auf den Geräten empfangen kannst und ein Internet-Browser installiert ist.

Darüber hinaus ermöglicht die DocuSign App für elektronische Signaturen den Unterzeichnern, auf einfache Art und Weise Dokumente zu signieren und den Status des Unterschriften Workflows jederzeit, von überall und auf jedem mobilen Gerät einzusehen. Die DocuSign App für elektronische Signaturen ist im Apple App Store, Google Play und Windows Store verfügbar. Das Signieren und die Nutzung der App sind kostenfrei.

Du erhältst von ALTEN über DocuSign eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument und wirst so zur Unterschrift aufgefordert. Mit diesem Link kannst du das Dokument öffnen, prüfen und auch elektronisch signieren.

Wenn du keine E-Mail-Benachrichtigung von DocuSign erhalten hast, prüfe bitte deinen Spam-Filter. Wenn die E-Mail geblockt wurde, bitte deine Einstellungen ändern, um E-Mails mit DocuSign-Absendern durchzulassen (DocuSign EU System Absender-Adresse dse@eumail.docusign.net).

Mit DocuSign klickst du als Empfänger einer E-Mail-Benachrichtigung mittels eines internetfähigen Gerätes (wie Mobiltelefon, Tablet oder Computer) auf einen Link, um das Dokument zu öffnen. Tabs und einfache Erklärungen führen dich durch den Unterschriftsprozess bis hin zur Bestätigung der elektronischen Signatur. Klickst du dann auf „Beenden“, um das signierte Dokument zu speichern.

Für die elektronische Unterschrift mit DocuSign wird deine eingescannte Unterschrift nicht benötigt. Wenn du wünschst, dass deine elektronische Unterschrift der handschriftlichen Unterschrift gleicht, kannst du die DocuSign-Zeichnungsfunktion nutzen oder ein Foto deiner Unterschrift hochladen. Normalerweise genügt es aber, deinen Namen zu verwenden. Du kannst mit DocuSign zwischen verschiedenen Schriftarten auswählen wie dein Name auf dem Unterschriften-Stempel erscheinen soll.

Der Unterzeichner hat die Wahl, seine elektronische Unterschrift mit einem vorgefertigten Schriftzug aus dem DocuSign-Portfolio, mit einem Touchpen auf dem TouchScreen oder mit einem Scan seiner handschriftlichen Unterschrift darzustellen.

Die Darstellung des Unterzeichner-Namens ist in dem DocuSign-Unterschriften-Stempel im e-Signatur-Prozess der Vorstellung geschuldet, dass zu einer Unterschrift das Schriftbild des Vor- und Nachnamens gehört.

Rechtlich gesehen ist aber nicht der Stempel mit der Unterschrift unter dem Dokument bindend, sondern der Klick auf „Fertigstellen“ auf der Plattform. Entscheidend ist dabei, dass DocuSign die endgültigen Dokumente und das Abschlusszertifikat zusätzlich mit einem digitalen Zertifikat signiert und somit sicherstellt, dass die Dokumente während und nach dem Unterschriftenprozess nicht verändert werden können und die Transaktion gemäß dem Prüf-Pfad stattgefunden hat.

Sobald der Vertrag von allen Unterzeichnern unterschrieben ist, erhältst du eine E-Mail-Benachrichtigung von DocuSign, die darüber informiert, dass der Vertrag fertig ist. Alle signierten Dokumente und das Abschlusszertifikat können über den in der E-Mail enthaltenen Link heruntergeladen werden.

Sobald der Vertrag von allen Unterzeichnern unterschrieben ist, erhältst du eine E-Mail-Benachrichtigung von DocuSign, die darüber informiert, dass der Vertrag fertig ist. Alle signierten Dokumente und das Abschlusszertifikat werden mit der E-Mail als Anlage versendet.

Zusätzlich kannst du den Link in der E-Mail aufrufen, der es dir ermöglicht, die signierten Dokumente und das Abschlusszertifikat von der Plattform herunterzuladen.

Nach Prüfung des Vertrages in DocuSign hast du die Option, die Signierung abzulehnen, wenn Änderungen notwendig sind. Du wirst aufgefordert, einen Grund für die Ablehnung anzugeben. Bitte deinen ALTEN-Ansprechpartner (Business Manager) kontaktieren, bevor du den Vertrag in DocuSign ablehnst, damit er die angefragten Änderungen adressieren kann.

Nein. Nachdem du durch „Beenden“ den Prozess abgeschlossen und gespeichert hast, ist der Workflow auf der DocuSign-Plattform dokumentiert und kann nicht über die Plattform aufgehoben oder widerrufen werden. Der Vertrag ist nun rechtlich bindend für beide Parteien.

DocuSign bietet am Ende jeder Transaktion diese Option zur Registrierung an. Grundsätzlich muss sich ein Unterzeichner nicht bei DocuSign registrieren oder anmelden, um zu signieren. Die Aufforderung kann also im Normalfall mit „nein“ abgelehnt werden. Eine Registrierung ist kostenlos und sie bietet dem Unterzeichner einige zusätzliche Optionen wie z.B. eine Übersicht über den Status aller seiner Transaktionen, die Nutzung der DocuSign-App und u.a. auch den Import der eingescannten Unterschrift, um diese „handschriftliche“ Unterschrift statt der vorgeblendeten Schriftstile in den Unterschriftstempel zu integrieren.

Das HR-Team steht dir für alle weiteren Fragen unter ALG-HR@alten.com zur Verfügung.