DocuSign

Hier finden Sie Antworten auf die meistgestellten Fragen rund um die elektronische Signatur mittels DocuSign bei ALTEN:


Allgemeines

Warum nutzt ALTEN die elektronische Signatur mittels DocuSign?Mehr erfahren

Im Rahmen der Digitalisierung bei ALTEN werden vermehrt Arbeitsverträge mittels elektronischer Signatur unterzeichnet. Dies bietet für alle Parteien viele Vorteile:

  • Es spart Zeit: Verträge können sehr einfach und schnell mit geringem Zeitaufwand und quasi überall von jedem Gerät mit Internetanschluss unterzeichnet werden.
  • Es ist umweltfreundlich: Durch den Entfall von Druck- und Versandmaterial sowie Trans- portaufwendungen schützen wir gemeinsam wertvolle Ressourcen.
  • Es gibt Sicherheit und Verbindlichkeit: Die Plattform erfüllt die Anforderungen aus der eIDAS-Verordnung sowie zertifizierte Standards in den USA und Europa, damit Ihre Informationen geschützt, verschlüsselt und gesichert sind.
  • Es schafft Transparenz: Der aktuelle Status eines Vertrages kann einfach durch alle Beteiligten verfolgt werden, so dass keine Dokumente verloren gehen oder Daten fehlen.
  • Es erhöht den Bedienungskomfort: Die webbasierte Benutzerschnittstelle von DocuSign ist sehr einfach und anwenderfreundlich zu bedienen. Einfache Erklärungen führen den Unterzeichner durch den Prozess.
  • Es steigert die Effizienz: Verträge können elektronisch prozessiert und direkt ohne zusätzliche manuelle Schritte gespeichert werden. Das reduziert administrativen Aufwand und Sie können sich auf wichtigere Aufgaben fokussieren.
  • Signieren ist kostenlos: Es ist immer kostenlos, ein Dokument mit DocuSign zu signieren.
In welchen Fällen wird bei ALTEN die elektronische Signatur mittels DocuSign eingesetzt?Mehr erfahren

ALTEN nutzt in vielen Bereichen die elektronische Signatur DocuSign um die administrativen Prozesse zu beschleunigen und zu verschlanken.  Insbesondere wenn Vertragsgespräche mit Kandidaten digital stattfinden, wird DocuSign eingesetzt um den Anstellungsvertrag mit den Kandidaten zeitnah zu unterzeichnen. Dies hat für die Kandidaten den Vorteil, dass Sie umgehend das verbindliche Angebot erhalten und nicht auf den Eingang per Post warten müssen.


Elektronische Signatur

Was ist eine elektronische Signatur?Mehr erfahren

Elektronische Signaturen oder e-Signaturen ermöglichen es, digitale Dokumente rechtsgültig zu unterschreiben und ersetzen die handschriftliche Unterschrift auf Papier. Elektronische Signaturen beschreiben eine breite Kategorie von Methoden, die für das elektronische Unterschreiben von Dokumenten verwendet werden. Die europäische eIDAS-Verordnung definiert die elektronische Signatur als Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.

Wofür können e-Signaturen eingesetzt werden?Mehr erfahren

e-Signaturen können für alle Verträge, Angebote oder Schriftsätze zwischen zwei Parteien genutzt werden, bei denen das anzuwendende Recht US- oder EU-Recht ist, es sei denn, es ist ausdrücklich Schriftform gefordert oder vereinbart.

Sind digitale Signaturen das Gleiche wie elektronische Signaturen?Mehr erfahren

Elektronische Signaturen oder e-Signaturen sind eine breite Kategorie von Methoden zur Unterzeichnung von Dokumenten. Eine digitale Signatur ist ein Typ der elektronischen Signatur, der eine spezifische technische Implementierung nutzt. Anbieter von digitalen Signaturen wie DocuSign erfüllen das PKI (Public Key Infrastructure)-Protokoll.

Beide Signaturen, ob digital oder elektronisch, ermöglichen es, Dokumente zu signieren und den Unterzeichner zu authentifizieren. Aber der Zweck, die technische Implementierung, die Nutzung in bestimmten Regionen und die kulturelle und juristische Akzeptanz, Dokumente digital oder elektronisch zu signieren und den Unterzeichner zu authentifizieren variieren.


Vertragsgespräch

Ich habe eine Einladung zu einem finalen Gespräch erhalten, das via Teams stattfindet. Was muss ich im Vorfeld beachten?Mehr erfahren

Sofern Sie die Einladung zu einem digitalen finalen Vorstellungsgespräch erhalten, sollten Sie die folgenden Aspekte beachten, damit im Falle eines Vertragsangebotes unsererseits der Vertrag unterzeichnet werden kann:

  • Bitte wählen Sie sich nicht ausschließlich telefonisch, sondern über die MS Teams App ein.
  • Dadurch ist sichergestellt, dass ein etwaiges Vertragsangebot per ScreenSharing möglich ist. So können wir im Gespräch ein Vertragsangebot gemeinsam besprechen und wenn es für beide Seiten passt, auch direkt unterzeichnen.
Ich habe meinen Vertrag nun bei DocuSign unterzeichnet. Muss ich jetzt noch etwas tun?Mehr erfahren

Wenige Minuten nachdem Sie Ihren Vertrag unterzeichnet haben, erhalten Sie eine E-Mail von DocuSign. Über den darin enthaltenen Link können Sie den final unterzeichneten Vertrag herunterladen und bspw. auf Ihrem privaten PC speichern und ggf. ausdrucken. Bitte beachten Sie, dass der Vertrag nur für eine begrenzte Zeit in DocuSign gespeichert ist. Sie werden rechtzeitig per E-Mail informiert, bevor dieser dort entfernt wird.

Was ist DocuSign?Mehr erfahren

DocuSign ist die führende e-Signing-Plattform, um einfach, effizient und sicher Dokumente und Verträge elektronisch zu prozessieren. Weitere Informationen zu DocuSign finden Sie unter www.docusign.de.

Sind elektronische Signaturen rechtlich bindend?Mehr erfahren

Elektronische Signaturen oder e-Signaturen mit DocuSign sind in der gesamten EU und den USA für nahezu alle geschäftlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. DocuSign erfüllt die strengen Vorschriften der sogenannten eIDAS-Verordnung in der EU und des ESIGN und Uniform Electronic Transactions Act in den USA.

eIDAS, die „Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt“, wurde am 1. Juli 2016 in allen EU-Mitgliedstaaten in Kraft gesetzt. Ausschlaggebend für die Rechtsgültigkeit ist das anzuwendende Recht (Gerichtsstand) des zugrundeliegenden Vertrages und nicht der Sitz der Parteien.

Weitere Informationen finden Sie unter www.docusign.com/how-it-works/legality.

Die elektronische Signatur wird auch im Rahmen der Beantragung einer BlueCard von den verantwortlichen Behörden anerkannt.

Werden unterschriebene Dokumente dauerhaft auf der DocuSign Plattform gespeichert?Mehr erfahren

Nein, ALTEN nutzt DocuSign nur, um den Unterschriftsprozess durchzuführen. 14 Tage nachdem die letzte Unterschrift die Transaktion abschließt, werden die Dokumente in der DocuSign-Plattform gelöscht. Nur das Abschlusszertifikat wird für weitere 10 Jahre von DocuSign aufbewahrt. Alle Teilnehmer der Transaktion werden über die Löschung per E-Mail informiert.


DocuSign

Bietet DocuSign ausreichend Datensicherheit?Mehr erfahren

ALTEN hat sich für DocuSign entschieden, weil DocuSign die branchenführenden Best-Practices für die Sicherung der Daten und Transaktionen erfüllt. Jede elektronische Signatur ist einzigartig, dokumentierbar, verschlüsselt und fälschungssicher. DocuSign stellt die Vertraulichkeit aller Transaktionen sicher und erstellt für jede abgeschlossene Transaktion ein Abschlusszertifikat, das einen umfassenden Prüf-Pfad (Audit Trail) der Unterschriftsereignisse darstellt. DocuSign ist derzeit der einzige elektronische Signatur-Anbieter mit ISO 27001-Zertifizierung.

Für weitere Informationen www.docusign.com/how-it-works/security.

Wo speichert DocuSign die Daten?Mehr erfahren

DocuSign hat zwei verschiedene Datenringe mit jeweils drei Rechenzentren. Einen Ring in den USA und einen in Europa mit Rechenzentren in Deutschland, Frankreich und den Niederlanden. Die ALTEN GmbH nutzt den europäischen Datenring zur Speicherung und Prozessierung von e-Signaturen.

Muss ich für die Unterschrift mit DocuSign eine Software installieren?Mehr erfahren

Zur Nutzung von DocuSign ist keine Installation zusätzlicher Software notwendig. Sie können mit einem Standard Internet Browser (wie z.B. Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) Dokumente in DocuSign ansehen, prüfen und unterzeichnen. DocuSign bietet bei Bedarf auch eine mobile App an.

Benötige ich ein persönliches DocuSign-Konto für die Unterschrift?Mehr erfahren

Nein, Sie müssen sich nicht bei DocuSign registrieren, um Dokumente elektronisch zu signieren.

Die E-Mail-Benachrichtigung, die Sie von ALTEN über DocuSign erhalten, enthält einen Link zu den Dokumenten. Über den Link können Sie die Dokumente prüfen und elektronisch signieren.

Wenn Sie die mobile App von DocuSign auf Ihrem Smartphone oder Tablet nutzen oder den Status aller Ihrer Transaktionen im Überblick sehen wollen, können Sie sich kostenlos bei DocuSign registrieren und ein DocuSign-Konto anlegen.

Wie muss ich mich bei DocuSign authentifizieren?Mehr erfahren

ALTEN nutzt die einfache – durch die eIDAS-Verordnung definierte – elektronische Signatur. Bei dieser Form wird keine weitere Authentifizierung benötigt. Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung von ALTEN über DocuSign in Ihrem E-Mail-Postfach erhalten, ist keine weitere Authentifizierung notwendig, um zu unterschreiben.

Enstehen Kosten für mich als Unterzeichner?Mehr erfahren

Nein, das Signieren von Dokumenten mit DocuSign ist immer kostenlos.

Kann ich DocuSign auf meinem Smartphone oder Tablet nutzen?Mehr erfahren

Ja, jederzeit, wenn Sie Ihre E-Mails auf den Geräten empfangen können und ein Internet-Browser installiert ist.

Darüber hinaus ermöglicht die DocuSign App für elektronische Signaturen den Unterzeichnern, auf einfache Art und Weise Dokumente zu signieren und den Status des Unterschriften Workflows jederzeit, von überall und auf jedem mobilen Gerät einzusehen. Die DocuSign App für elektronische Signaturen ist im Apple App Store, Google Play und Windows Store verfügbar. Das Signieren und die Nutzung der App sind kostenfrei.


Unterschriftsprozess

Wie werde ich informiert, wenn ich ein Dokument unterschreiben soll?Mehr erfahren

Sie erhalten von ALTEN über DocuSign eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument und werden so zur Unterschrift aufgefordert. Mit diesem Link können Sie das Dokument öffnen, prüfen und auch elektronisch signieren.

Warum habe ich keine E-Mail-Benachrichtigung von DocuSign erhalten?Mehr erfahren

Wenn Sie keine E-Mail-Benachrichtigung von DocuSign erhalten haben, prüfen Sie bitte Ihren Spam-Filter. Wenn die E-Mail geblockt wurde, ändern Sie bitte Ihre Einstellungen, um E-Mails mit DocuSign-Absendern durchzulassen (DocuSign EU System Absender-Adresse dse@eumail.docusign.net).

Wie unterschreibe ich mit DocuSign?Mehr erfahren

Mit DocuSign klicken Sie als Empfänger einer E-Mail-Benachrichtigung mittels eines internetfähigen Gerätes (wie Mobiltelefon, Tablet oder Computer) auf einen Link, um das Dokument zu öffnen. Tabs und einfache Erklärungen führen Sie durch den Unterschriftsprozess bis hin zur Bestätigung der elektronischen Signatur. Klicken Sie dann auf „Beenden“, um das signierte Dokument zu speichern.

Muss ich meine Unterschrift einscannen und hochladen?Mehr erfahren

Für die elektronische Unterschrift mit DocuSign wird Ihre eingescannte Unterschrift nicht benötigt. Wenn Sie wünschen, dass Ihre elektronische Unterschrift der handschriftlichen Unterschrift gleicht, können Sie die DocuSign-Zeichnungsfunktion nutzen oder ein Foto Ihrer Unterschrift hochladen. Normalerweise genügt es aber, Ihren Namen zu verwenden. Sie können mit DocuSign zwischen verschiedenen Schriftarten auswählen wie Ihr Name auf dem Unterschriften-Stempel erscheinen soll.

Warum wird eine fiktive Unterschrift unter das Dokument gesetzt und nicht meine eingescannte Unterschrift?Mehr erfahren

Der Unterzeichner hat die Wahl, seine elektronische Unterschrift mit einem vorgefertigten Schriftzug aus dem DocuSign-Portfolio, mit einem Touchpen auf dem TouchScreen oder mit einem Scan seiner handschriftlichen Unterschrift darzustellen.

Die Darstellung des Unterzeichner-Namens ist in dem DocuSign-Unterschriften-Stempel im e-Signatur-Prozess der Vorstellung geschuldet, dass zu einer Unterschrift das Schriftbild des Vor- und Nachnamens gehört.

Rechtlich gesehen ist aber nicht der Stempel mit der Unterschrift unter dem Dokument bindend, sondern der Klick auf „Fertigstellen“ auf der Plattform. Entscheidend ist dabei, dass DocuSign die endgültigen Dokumente und das Abschlusszertifikat zusätzlich mit einem digitalen Zertifikat signiert und somit sicherstellt, dass die Dokumente während und nach dem Unterschriftenprozess nicht verändert werden können und die Transaktion gemäß dem Prüf-Pfad stattgefunden hat.

Wie werde ich informiert, wenn der Vertrag von allen Unterzeichnern unterschrieben ist?Mehr erfahren

Sobald der Vertrag von allen Unterzeichnern unterschrieben ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung von DocuSign, die darüber informiert, dass der Vertrag fertig ist. Alle signierten Dokumente und das Abschlusszertifikat können über den in der E-Mail enthaltenen Link heruntergeladen werden.

Wie komme ich an den komplett unterzeichneten Vertrag und das Abschlusszertifikat?Mehr erfahren

Sobald der Vertrag von allen Unterzeichnern unterschrieben ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung von DocuSign, die darüber informiert, dass der Vertrag fertig ist. Alle signierten Dokumente und das Abschlusszertifikat werden mit der E-Mail als Anlage versendet.

Zusätzlich können Sie den Link in der E-Mail aufrufen, der es Ihnen ermöglicht, die signierten Dokumente und das Abschlusszertifikat von der Plattform herunterzuladen.

Kann ich den Vertrag, den ich unterzeichnen soll, noch ändern?Mehr erfahren

Nach Prüfung des Vertrages in DocuSign haben Sie die Option, die Signierung abzulehnen, wenn Änderungen notwendig sind. Sie werden aufgefordert, einen Grund für die Ablehnung anzugeben. Bitte kontaktieren Sie Ihren ALTEN-Ansprechpartner (Business Manager), bevor Sie den Vertrag in DocuSign ablehnen, damit er die angefragten Änderungen adressieren kann.

Kann ich meine Unterschrift oder Ablehnung widerrufen?Mehr erfahren

Nein. Nachdem Sie durch „Beenden“ den Prozess abgeschlossen und gespeichert haben, ist der Workflow auf der DocuSign-Plattform dokumentiert und kann nicht über die Plattform aufgehoben oder widerrufen werden. Der Vertrag ist nun rechtlich bindend für beide Parteien.

Nach Durchführung der Unterschrift werde ich zu einer Registrierung aufgefordert. Was hat es damit auf sich?Mehr erfahren

DocuSign bietet am Ende jeder Transaktion diese Option zur Registrierung an. Grundsätzlich muss sich ein Unterzeichner nicht bei DocuSign registrieren oder anmelden, um zu signieren. Die Aufforderung kann also im Normalfall mit „nein“ abgelehnt werden. Eine Registrierung ist kostenlos und sie bietet dem Unterzeichner einige zusätzliche Optionen wie z.B. eine Übersicht über den Status aller seiner Transaktionen, die Nutzung der DocuSign-App und u.a. auch den Import der eingescannten Unterschrift, um diese „handschriftliche“ Unterschrift statt der vorgeblendeten Schriftstile in den Unterschriftstempel zu integrieren.


Kontakt

Wen kann ich ansprechen, wenn ich Fragen zum Inhalt des Dokuments habe?Mehr erfahren

Inhaltliche Fragen zu den Dokumenten kann Ihnen der Manager beantworten, der mit Ihnen das Vertragsgespräch geführt hat.

Wen kann ich ansprechen, wenn ich sonstige Fragen habe?Mehr erfahren

Das HR-Team steht Ihnen für alle weiteren Fragen unter ALG-HR@alten.com zur Verfügung.